Kỹ năng đặt câu hỏi
Kỹ năng đặt câu hỏi là một trong những yếu tố then chốt của nghệ thuật giao tiếp. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp thế nào là kỹ năng đặt câu hỏi và cách đặt câu hỏi sao cho hiệu quả.
Kỹ năng đặt câu hỏi là gì?
Kỹ năng đặt câu hỏi được hiểu là cách bạn chủ động đưa ra những câu hỏi nhằm mục đích thu thập thông tin, thể hiện sự quan tâm đến chủ đề đang được bàn bạc hoặc để duy trì cuộc nói chuyện.
Nguyên tắc khi đặt câu hỏi hiệu quả, đúng trọng tâm
Quy tắc 1: Chỉ đặt câu hỏi khi đã có kế hoạch
Đừng bao giờ đặt câu hỏi khi bạn chưa lên kế hoạch rõ ràng, bởi khi đó, bạn sẽ dễ đưa ra những câu hỏi không có mục đích hoặc hỏi theo cách khiến đối phương cảm thấy khó chịu. Dù là trường hợp nào thì điều này cũng đều không mang lại thông tin hữu ích cho bạn mà còn gây lãng phí thời gian của đôi bên.
Quy tắc 2: Đặt câu hỏi tùy theo mối quan hệ với đối phương
Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta có 3 kiểu quan hệ với người nghe:
- Quan hệ cấp trên: Sếp đặt câu hỏi cho nhân viên, bố mẹ đặt câu hỏi cho con cái…
- Quan hệ đồng cấp: Đồng nghiệp, bạn bè đặt câu hỏi cho nhau...
- Quan hệ cấp dưới: nhân viên đặt câu hỏi cho sếp, con cái đặt câu hỏi cho bố mẹ..
.Với mỗi kiểu quan hệ khác nhau, chúng ta cần lựa chọn câu hỏi với thái độ phù hợp. Ví dụ: khi đặt câu hỏi cho cấp trên, bạn phải thể hiện thái độ khiêm tốn, lịch sự; khi đặt câu hỏi cho bạn bè, bạn có thể hỏi theo kiểu cợt nhả hoặc suồng sã…
Quy tắc 3: Sử dụng từ ngữ phù hợp với hoàn cảnh
Một người có kỹ năng đặt câu hỏi tốt sẽ biết cách sử dụng từ ngữ phù hợp với hoàn cảnh và trình độ của người trả lời. Chẳng hạn khi đặt câu hỏi cho người ngoài ngành, thay vì chèn thêm thuật ngữ chuyên môn khiến đối phương không hiểu và bạn phải mất công giải thích một lần nữa, hãy sử dụng từ vựng thông dụng và cách giải thích dễ hiểu cho những từ vựng chuyên ngành.
Quy tắc 4: Lắng nghe nhiều hơn nói
Bên cạnh việc đặt câu hỏi, lắng nghe cũng vô cùng quan trọng. Việc tập trung lắng nghe câu trả lời bạn nhận được không chỉ cho bạn biết mức độ hiệu quả của câu hỏi mà nó còn cung cấp cho bạn thêm thông tin để đặt câu hỏi tiếp theo.
Ngoài ra, việc bạn tập trung lắng nghe câu trả lời còn thể hiện sự tôn trọng với đối phương, giúp họ thoải mái chia sẻ ý tưởng, quan điểm của bản thân nhiều hơn.
Thêm vào đó, trong quá trình lắng nghe, bạn cũng nên giao tiếp bằng mắt với đối phương, kết hợp với quan sát phản ứng của người được hỏi, từ đó tìm ra hướng nói chuyện tiếp theo. Giả sử khi đối phương rơi vào thế “bí” và trả lời ấp úng, lúc này bạn không nên hỏi dồn dập mà thay vào đó chọn cách gợi ý câu trả lời để đối phương nhanh chóng hiểu ra vấn đề.
Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
1. Câu hỏi đóng
Câu hỏi đóng là những câu hỏi thường kết thúc bằng từ “không” và chỉ nhận được câu trả lời thuộc một trong hai trường hợp: “Có” hoặc “Không”.
Ví dụ: “Bạn có thích màu xanh lá không?” hoặc, “Cái chìa khóa này có phải của bạn không?”.
Ngoài ra, câu hỏi đóng cũng bao gồm những câu hỏi như "Bạn tên gì?" hoặc "Bạn muốn ăn bánh bông lan trứng muối, bánh chanh leo hay bánh milo?"
Bạn chỉ nên sử dụng những câu hỏi này khi muốn tìm hiểu về người đối diện hoặc lấy ý kiến biểu quyết trong các cuộc thảo luận nhóm, bởi nếu hỏi những câu hỏi đóng không đúng lúc, bạn sẽ rất dễ cắt đứt cuộc trò chuyện.
2. Câu hỏi mở
Ngược lại với câu hỏi đóng, câu hỏi mở yêu cầu người trả lời phải suy nghĩ nhiều hơn một chút. Người được hỏi không thể trả lời bằng phương án “Có” hoặc “Không” nữa mà thay vào đó phải trình bày suy nghĩ, quan điểm về một vấn đề, chủ thể được đề cập đến trong câu hỏi.
Ví dụ: “Bạn có cảm nghĩ gì về sản phẩm này?” hoặc “Tại sao bạn lại mua sản phẩm đó?”.
3. Câu hỏi “hình nón”
Đặt câu hỏi “hình nón” tức là bắt đầu bằng một câu hỏi chung nhất, sau đó yêu cầu đối phương trả lời chi tiết thêm những câu hỏi phía sau nhằm mục đích khai thác tối đa thông tin.
Ví dụ “Phòng kế toán của bạn có bao nhiêu nhân viên? Trong đó có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ? Bạn hãy kể tên từng người cùng phòng với bạn.”
4. Câu hỏi thăm dò
Đây là dạng câu hỏi đào sâu hơn và cung cấp cái nhìn đầy đủ hơn về một chủ đề, giúp chúng ta làm sáng tỏ những điều còn nghi vấn hoặc để khai thác thêm những câu trả lời mà người được hỏi đang cố né tránh.
Trong các kỹ năng đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, có một kỹ thuật phổ biến, được sử dụng rộng rãi là phương pháp “5 Whys” (5 Tại sao). Phương pháp này giúp chúng ta khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để ngăn vấn đề tái diễn lần kế tiếp.
5. Câu hỏi tu từ
Đây là một dạng câu hỏi đặc biệt bởi chúng không yêu cầu người đối diện phải trả lời. Một câu hỏi tu từ được đưa ra khi bản thân người hỏi đã biết đáp án và câu trả lời của đối phương có hay không đều không quan trọng. Chúng chỉ đơn giản là những câu được diễn đạt dưới dạng câu hỏi nhằm mục đích làm cho cuộc trò chuyện trở nên hấp dẫn hơn hay để nhấn mạnh vào một chi tiết nào đó đang được thảo luận.
Ví dụ: "Tại sao không?", "Ai biết?", "Thế á?”...
Kỹ năng đặt câu hỏi trong phỏng vấn tuyển dụng
Nếu như bạn là HR: Hãy sử dụng dạng câu hỏi mở và câu hỏi thăm dò thông qua các tình huống giả định để qua đó hiểu thêm về tính cách cũng như năng lực, trình độ của ứng viên.
Ví dụ: “Bạn sẽ phát triển tốt nhất tại môi trường có tính chất như thế nào?”, “Mục đích bạn tìm kiếm vị trí công việc mới là gì?”...
Nếu bạn là ứng viên: Khi được hỏi "Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?" vào cuối buổi phỏng vấn, hãy xác định câu hỏi nào thực sự có giá trị hoặc câu hỏi nào có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy tiềm năng của bạn.
Ví dụ: “Môi trường làm việc tại công ty như thế nào?”, “Với vị trí này, tôi có được đào tạo bài bản hay không?”...
Kỹ năng đặt câu hỏi trong bán hàng
Bạn có lẽ sẽ nghĩ, chỉ người mua mới là người đặt câu hỏi cho người bán, chẳng hạn như “Sản phẩm này bao nhiêu tiền?”, “Cái bàn này làm từ gỗ gì?”...
Tuy nhiên, người bán hoàn toàn có thể đặt câu hỏi cho người mua. Đây chính là một phương thức hữu hiệu nhằm tương tác với khách hàng, từ đó nắm được mong muốn, sở thích của người mua và đưa ra những gợi ý phù hợp nhất.
Một số dạng câu hỏi cho người bán hàng:
- Câu hỏi về vấn đề mà người mua đang gặp phải;
- Câu hỏi nhắm vào nhu cầu sử dụng;
- Câu hỏi nhắm vào yếu tố tâm lý;
- Câu hỏi thúc đẩy mua hàng.
