Viết thư xin việc sao cho ấn tượng
Muốn hồ sơ xin việc lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng thì một bản CV ấn tượng thôi là chưa đủ, bạn cần chuẩn bị thêm thư ứng tuyển, hay còn gọi là cover letter.
Thư ứng tuyển là gì?
Thư ứng tuyển (cover letter) là bản mô tả khái quát về kỹ năng, kinh nghiệm cũng như thái độ của bạn với công việc, nhằm mục đích chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn là lựa chọn hợp lý nhất cho vị trí tuyển dụng.
Thời nay, ứng viên không cần nộp hồ sơ xin việc trực tiếp tại công ty mà sẽ gửi hồ sơ qua email cho nhà tuyển dụng kèm theo CV hoặc portfolio (nếu có). Điều này đồng nghĩa với việc nhà tuyển dụng sẽ đọc thư ứng tuyển trước rồi mới xem xét đến CV. Đó là lý do vì sao bạn cần học hỏi cách viết cover letter thật chỉn chu và chuyên nghiệp, đặc biệt là những bạn chưa có kinh nghiệm.
Cách viết thư ứng tuyển việc làm
Về cơ bản, một bức thư ứng tuyển chuyên nghiệp bao gồm 3 phần.
1. Phần mở đầu
Bạn cần mở đầu bằng một lời chào phù hợp. Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho người nhận thư. Bởi vậy, trong phần này, trước khi viết bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng về danh tính, thông tin của nhà tuyển dụng để xưng hô phù hợp.
Tùy thuộc vào chức danh của người nhận mà có nhiều cách mở đầu thư khác nhau.
Ví dụ: Nếu người nhận thư là nhân viên thuộc phòng hành chính nhân sự, bạn có thể mở đầu theo mẫu “Chào Anh/Chị + Tên”.
Nếu người nhận thư có cấp bậc quản lý trở lên, chẳng hạn như Trưởng phòng nhân sự,
Giám đốc nhân sự,... thì phần mở đầu email ứng tuyển bắt buộc phải viết theo cách trang trọng. Có thể chọn 1 trong 2 cách mở đầu thư như sau:
Dear Mr/Mrs + Tên + Chức danh của nhà tuyển dụng;
Kính gửi Anh/Chị + Tên + Chức danh của nhà tuyển dụng.
Tóm lại, để đảm bảo gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn nên áp dụng lời chào trang trọng như trên cho tất cả các mẫu cover letter.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không biết đối tượng nhận thư ứng tuyển của mình là ai, bạn có thể viết lời mở đầu một cách chung chung: “Kính gửi Ban tuyển dụng/ nhân sự +
Tên công ty”.
2. Phần nội dung chính
- Thông tin cá nhân
Trình bày ngắn gọn thông tin trả lời cho câu hỏi “Bạn là ai?”. Cần lưu ý, tuyệt đối không trình bày quá chi tiết thông tin cá nhân như nơi ở hiện tại hoặc địa chỉ email…, bởi những thông tin này sẽ được nêu trong CV. Trong thư ứng tuyển, nhà tuyển dụng chỉ quan tâm chủ yếu đến kỹ năng và kinh nghiệm.
- Lý do viết thư
Phần này cần trả lời được các câu hỏi: Bạn biết đến vị trí ứng tuyển này thông qua nguồn nào? Mục đích bạn viết email này cho nhà tuyển dụng là gì?
- Kinh nghiệm học tập & làm việc
Nêu tóm tắt những thành tựu nổi bật mà bạn đạt được qua thời gian học tập tại trường hoặc qua thời gian làm việc tại những công ty trước đó.
- Phẩm chất, kỹ năng nổi trội
Phần này bạn chỉ nên chọn ra 2-3 kỹ năng mà bạn giỏi nhất và cảm thấy tự tin về nó nhất. Tuy nhiên cần lưu ý những kỹ năng này cần phải liên quan đến vị trí tuyển dụng.
3. Phần kết
Trong phần này, hãy khéo léo đưa ra yêu cầu về cuộc phỏng vấn trong thời gian tới, đồng thời lưu ý người đọc về những tài liệu khác được đính kèm trong email như portfolio hay CV.
Ngoài ra, khi kết thúc email, đừng quên gửi một lời cảm ơn chân thành tới người nhận thư vì họ đã dành thời gian đọc email của bạn. Đây cũng chính là một trong những yếu tố giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ chuyên nghiệp của ứng viên.
Cuối cùng trong thư xin việc là lời chào tạm biệt. Bạn có thể kết thư theo mẫu: “Best Regards” hoặc “Trân trọng” cùng với thông tin liên hệ (số điện thoại, email) để bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng liên lạc được với bạn.
Mẹo viết thư ứng tuyển dành cho người chưa có kinh nghiệm
Chỉ nên gói gọn nội dung thư trong một trang A4
Vào những đợt tuyển dụng cao điểm, mỗi ngày nhà tuyển dụng nhận có thể nhận được rất nhiều ứng tuyển. Nếu như ứng viên nào cũng viết lê thê dài dòng và không đúng trọng tâm sẽ ảnh hưởng không tốt tới khả năng chọn lọc của nhà tuyển dụng. Do vậy, bạn chỉ cần trình bày thư ứng tuyển sao cho súc tích, khoa học và làm nổi bật được các ý chính.
- Những thông tin khác nên dành để trao đổi trong cuộc phỏng vấn.
Tuyệt đối không được sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt hoặc viết sai chính tả
Văn phong được sử dụng khi viết email là văn phong trang trọng. Do đó, nếu bạn sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt hoặc viết sai chính tả, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn là người kém chuyên nghiệp.
Khiêm tốn nhưng đừng quá tự ti
Trong phần trình bày kinh nghiệm và kỹ năng nổi trội, bạn sẽ có cơ hội thể hiện bản thân, tuy nhiên đừng khiến nhà tuyển dụng nghĩ bạn là người phô trương. Khiêm tốn chưa bao giờ là thừa, dù cho vị trí bạn đang ứng tuyển ở cấp bậc cao.
Dù vậy, khiêm tốn khác với tự ti. Nếu ngay cả bạn cũng không đánh giá cao bản thân mình thì người chịu thiệt sẽ là bạn. Khi bạn biểu hiện ra sự tự ti của bản thân, nhà tuyển dụng sẽ lợi dụng điều này để gây sức ép về phía bạn khi hai bên trao đổi về mức lương.
Hy vọng bài viết trên cung cấp cho bạn thêm thông tin về cách viết thư xin việc sao cho ấn tượng. Truy cập website https://knacert.vn/blog để đọc thêm những bài viết khác.
